未来の自分へのメール？
2009/10/08 ちょっとしたお話
スケジュールからアイデア、企画まで思いついたらメール |
タスク管理にメールを使う
「年々、もの忘れがひどくて…」なんて会話のやりとりは珍しい話じゃありません。
大事なスケジュールや仕事内容を忘れることはなかなかないかもしれませんが、どちらかというとアイデアレベルの企画や、これはきっと仕事に役立つ！と思った情報などは、なぜか時間が経つと跡形もなく頭から消えていってしまいます。
そんな方にお勧めなのが、タスクやアイデアをメールで管理する方法です。
会社へ行けば必ず開くパソコンに、とにかく何でもメールを送っておくのです。
忘れてはならない重要な約束や来月、再来月などの忘れやすい未来のスケジュール、街で収集した情報、企画にできそうなアイデアメモ、その他、思いつきレベルでも、思いついたら即メールです。
明日の自分にメールすることは、未来の自分に指示したり、アドバイスするようなものです。
明日の自分へのメールは、明日の朝になるとその日一日のToDoリストにもなり、立派なタスク管理となります。
未来の自分へのメールは、目標が達成されているかをチェックする指針ともなります。
受信の時には分類に一工夫を |
自動分類してくれる機能を使う
「そうはいっても、日々何百通とくるメールに、そんな面倒なものを紛れこませて、どうやって管理するんだ？」
もっともな質問です。
整理をしなければせっかくの情報も埋もれてしまうばかりです。
そこでメールソフトのフォルダを活用しましょう。
たいていのメールソフトには、条件を設定すると、自然にメールをフォルダ分けしてくれる機能がついているはずです。
これを使います。
例えば、本日中にやらなければならないことをメールしたら「本日中」というフォルダに入るようにしたい。
その場合は、件名に「本日中」が入っているものを条件に設定し、メールを送る時には、常に件名に「本日中」を入れます。
『【本日中】必ず企画書を仕上げる』のような件名にして送るわけです。
同様に、「今週中」や「今月中」などの名前のフォルダを作ります。
振り分けられない内容の時のことも考えて 「アイデア」や 「思いつき」フォルダを作るのもいいでしょう。
メールは自然に分類されますので、「本日中」のような、すぐに見なければならないフォルダや、「アイデア」のように、何かの時に使えばいいフォルダなど、一目瞭然となります。
件名だけでわかるように書くのもコツ
また、受信ボックスを開いて、すぐに内容がわかるように、できるだけ件名に重要ポイントを書いてしまうといいでしょう。
例えば「今週中」のフォルダに入るメールを、ただ『【今週中】資料作成』だけではなく、『【今週中】15日収支報告会議の資料作成』などの件名でメールを送ります。
そうすると、件名を見ただけでも内容を把握することができるからです。
本文には期限や優先順位を書いておこう
件名に加え、メールの本文にも「タスクの期限」や「タスクの優先度」を記入しておくと、より管理がしやすくなります。
例えば、「仕事」のメールには「期限」、「優先度」、「仕事内容」を記入しておけば、前回紹介した「第4回 アイデア次第でこんなに便利な付箋活用術！」と併用することもできます。
「期限」、「優先度」、「仕事内容」をもとに付箋メモを作り、本日中にやらなければいけないことを目につく所に貼り付けておいたり、期限ごとに付箋のカラーを変えて分類するのもいいでしょう。
また、Webツールやスケジュール管理ソフトなどを使用している場合には、メールからコピー＆ペーストして使えるので便利です。
（NTTコミュニケーションズの今日から使える仕事術、第５回から、、）
http://www.ntt.com/bizit/contents/work/bhack/05.html 詳しくは以下にどうぞ、、、、、、、情報紹介でした。
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発行： |
NTTコミュニケーションズ株式会社 ビジネスIT化支援サイト 運営事務局 |
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